解決方案
Solution
無紙化會議系統(tǒng)解決方案
一、 產(chǎn)品背景
企業(yè)現(xiàn)場會議問題
通過調(diào)研和客戶訪談，企業(yè)會議存在如下需求和開展過程中的痛處：
1) 開會的準(zhǔn)備周期長、效率低，要經(jīng)過打印、裝訂、分發(fā)、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高。
2) 會議成本高，打印或復(fù)印大量會議資料，耗費大量的紙張，還存在裝訂出差錯的可能;
3) 含有經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發(fā)，會導(dǎo)致泄密。
4) 現(xiàn)場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時，看不清的阻礙;
5) 移動辦公的需求，想要輕便、簡單而又高效;
6) 會前閱讀會議材料，需要標(biāo)記或者筆記資料內(nèi)容和自己觀點，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。
使用自動化會議系統(tǒng)的好處
針對企業(yè)會議的問題和痛處，通過使用自動化會議系統(tǒng)，我們可以解決如下問題：
1) 提高辦公效率。將會議過程中的各環(huán)節(jié)無紙化、無線化，將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時間內(nèi)完成多于以往的任務(wù)。
2) 降低辦公成本，包括打印、復(fù)印、裝訂、會議配套設(shè)備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產(chǎn)生的費用;
3) 解決會議投影內(nèi)容看不清，姿勢累的問題;
4) 滿足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機即可參會，輕便、簡單、高效;
5) 不需要每個會議室都配備投影儀，系統(tǒng)通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點;
使用前后的對比
使用自動化會議系統(tǒng)場景一：
使用前：開一些領(lǐng)導(dǎo)決策的相關(guān)會議，綜合部或者會議服務(wù)者要為各個與會領(lǐng)導(dǎo)打印相關(guān)資料，以便會上查看材料和發(fā)言。這一項準(zhǔn)備工作，非常耗費時間，也難免出錯，同時耗費大量耗材成本。尤其是當(dāng)有大量文檔的時候，此問題更嚴重。作為參會者，可能自己帶筆記本電腦入會，也可能直接使用打印的資料。
使用后：會議資料無需再打印，只需把會議資料上傳到服務(wù)端就已經(jīng)準(zhǔn)備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端”的平板，相當(dāng)于一個“個人會議終端”，可通過無線網(wǎng)絡(luò)訪問到已經(jīng)準(zhǔn)備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。
使用自動化會議系統(tǒng)場景二：
使用前：會議參會者眾多，后排總有人看不清投影內(nèi)容。
使用后：通過“個人會議終端”，可方便瀏覽已上傳的會議材料，選擇同屏，可跟隨主講人當(dāng)前屏幕內(nèi)容。
使用自動化會議系統(tǒng)場景三：
使用前：領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)言，翻打印的資料指住某一頁并且進行發(fā)言，所有參會者跟隨一起翻打印的資料。或者在電腦上打開該資料，然后連接投影設(shè)備，進行發(fā)言，當(dāng)有多人需要發(fā)言時，需要切換設(shè)備等過程操作。
使用后：主講人可在參會者之間切換，切換后可把已經(jīng)準(zhǔn)備好的會議資料打開，所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。
應(yīng)用價值
該會議系統(tǒng)是一套會議的輔助工具，通過多種終端設(shè)備的屏幕同屏，及會議相關(guān)的輔助功能，解決企業(yè)無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料的難題，及會議過程中的障礙，達到降低企業(yè)會議成本、加強企業(yè)的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。
本系統(tǒng)主要由“會議服務(wù)端”和“個人會議終端”組成。
“會議服務(wù)端”主要包含會議控制服務(wù)、會議資料解析轉(zhuǎn)換服務(wù)、會議資料存儲服務(wù)等。
“個人會議終端”是運行在筆記本或移動終端上的應(yīng)用軟件，包括PC瀏覽器上WEB版本、基于移動設(shè)備的安卓客戶端應(yīng)用、IOS客戶端應(yīng)用，“個人會議終端”由個人使用，通過WIFI、3G、4G網(wǎng)絡(luò)登入會議系統(tǒng)。
本產(chǎn)品與其它同類產(chǎn)品的競爭優(yōu)勢
產(chǎn)品支持多種終端同時參會
本產(chǎn)品支持用蘋果的iPad、安卓平板、安卓大屏手機、筆記本電腦、PC機等設(shè)備共同參會。采用PC和筆記本參會，將為企業(yè)最大化利用現(xiàn)有投資。
產(chǎn)品支持多議題會議模式
本產(chǎn)品根據(jù)客戶需求的反饋，為滿足集團型企業(yè)、政企單位等現(xiàn)場會議需求，開發(fā)了同一會議多子議題的功能，滿足不同議題主講人員分別指定、分權(quán)限控制能查看的會議資料的需求。
產(chǎn)品支持多種會議資料類型
產(chǎn)品支持的會議資料類型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。
安全與穩(wěn)定性
操作系統(tǒng)更優(yōu)異：會議系統(tǒng)運行在Liunx操作系統(tǒng)平臺上，比一般廠家windows平臺的補丁不斷、黑客攻擊、木馬侵入等更安全和穩(wěn)定。
應(yīng)用服務(wù)更安全：提供帳號的認證、離線即刪除資料等功能，保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全?，F(xiàn)有一些廠家是直接下載的SD卡中，能被第三方應(yīng)用使用，或者被復(fù)制。
系統(tǒng)角色及權(quán)限描述
1).主持人
1、 主持人可通過“會議應(yīng)用服務(wù)器”創(chuàng)建“會議”。
2、 可賦予與會人員主講權(quán)限。
3、 可控制會議進程，切換各個會議議題。
4、 與會過程可發(fā)起“投票”會議功能。
5、 會議結(jié)束后，可查看保存的會議資料。
2).主講人
1、 可上傳會議資料;
2、可簽到會議;
3、 可操作同屏?xí)h資料，并進行重點標(biāo)注;
4、 可全屏顯示同屏的資料;
5、 可隱藏標(biāo)注和取消一步標(biāo)注;
6、 可參與投票;
7、 可在會中載入和書寫筆記。
3).參會者
8、 會中，手機、PAD、PC可同屏接收到被共享的文檔內(nèi)容;
9、 可退出同屏，自己瀏覽會議資料;
10、 可申請成為主講人;
11、 參與投票;
12、 可在會中載入和書寫筆記。
4).來賓
13、 可登錄系統(tǒng)，看到屬于該來賓的當(dāng)前會議。
14、只具有觀看權(quán)限，不能申請主講等。
三、業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)功能
核心業(yè)務(wù)流程：
創(chuàng)建會議流程
系統(tǒng)支持所有注冊用戶創(chuàng)建會議，董事會會議、總經(jīng)理辦公會議一般由對應(yīng)的辦公廳或綜合部秘書創(chuàng)建。該會議類型是私秘性會議，即只有被邀請的人員才能參加。具體流程見下。
主講人參會流程
主講人是當(dāng)前議題的主講人，每議題的主講人可分別在創(chuàng)建會議時指定。主講人進入會議并開始演講的流程如下。
會議管理端功能
登錄系統(tǒng)
輸入系統(tǒng)的登錄信息(用戶名和密碼、驗證碼)，通過用戶身份認證后，可登錄本系統(tǒng)并進入會議管理控制臺。
會議管理
系統(tǒng)支持任一認證用戶新建會議，并可創(chuàng)建“會議議程”及議程匹配的會議資料和參與議題討論的人員。認證用戶可查看在線會議列表、瀏覽會議資料、查看會議詳細信息。主持人或管理員可管理會議資料。遇到會議有變更，可變更會議信息。
用戶管理
會議管理員可根據(jù)自身組織情況，新建、刪除、編輯企業(yè)內(nèi)會議系統(tǒng)的用戶。并根據(jù)員工情況可管理使用系統(tǒng)的狀態(tài)：正常使用、鎖定不能登錄、阻止使用。
用戶組管理
系統(tǒng)管理員及會議管理員可創(chuàng)建用戶組，即把經(jīng)常參加會議的人員歸集到一個組中，在創(chuàng)建會議并選擇用戶組后，組成員都將成為議題內(nèi)參會人員。
會議室管理
會議管理員可根據(jù)企業(yè)會議室情況，進行會議室的新建、刪除、編輯操作。
會議資料管理
新建會議者可管理會議資料。包括在線查看會議資料，上傳、下載、刪除會議資料等。
統(tǒng)計會議數(shù)據(jù)
統(tǒng)計會議相關(guān)數(shù)據(jù)主要從管理需要角度、業(yè)務(wù)健康度角度出發(fā)。主要包含：系統(tǒng)使用方面的報表、會議召開方面的報表、會議資料閱讀方面的報表、移動設(shè)備版本使用方面的報表。
座席牌設(shè)置
座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務(wù)秘書在會前調(diào)取出來顯示。
銘牌先設(shè)置后顯示。銘牌設(shè)置背景色設(shè)置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應(yīng)。具體操作界面見下。
個人會議終端功能
登錄系統(tǒng)
輸入系統(tǒng)的登錄信息(用戶名和密碼)，通過用戶身份認證和設(shè)備認證后，可登錄本系統(tǒng)并進入會議。
快速建會
移動終端可快速創(chuàng)建會議。此種會議初始所有認證用戶可以看見，可設(shè)置密碼進入。
簽到
會議簽到是在創(chuàng)建會議時由會議創(chuàng)建人設(shè)置，在入會前由參會者根據(jù)設(shè)置要求進行簽到，簽到將會在會議結(jié)束后根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，輸出簽到表。
座席牌
座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務(wù)秘書在會前調(diào)取出來顯示。
銘牌先設(shè)置后顯示。銘牌設(shè)置背景色設(shè)置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應(yīng)。銘牌顯示以全屏方式顯示，點擊銘牌后，返回前一頁內(nèi)容。
呼叫會服服務(wù)
呼叫會服提供參會者在會上能向會場服務(wù)人員發(fā)起呼叫服務(wù)。呼叫會服的服務(wù)類型包括：紙、筆、茶水、其它。
會服人員可通過平臺可實時查看到具體服務(wù)對象和服務(wù)類型。并對服務(wù)狀態(tài)進行跟蹤和處理。
同屏文檔
可通過本系統(tǒng)和無線網(wǎng)絡(luò)進行會議資料的同屏，將“主講人”屏幕文檔內(nèi)容同步顯示給參會人員的PAD、手機、PC上。
自由閱讀
參會人員可根據(jù)自身需要，跟隨同屏，也可以退出同屏，進行自由瀏覽會議資料。自由閱讀時不再跟隨當(dāng)前主講人進度。
閱讀控制
閱讀會議資料時，所有參會人員可進行上/下翻頁，以及進行預(yù)覽翻頁。如果是主講人做翻頁操作，所有參會設(shè)備將同步同屏演示文檔內(nèi)容。
在瀏覽時還可文檔放大/縮小/還原會議資料，上/下移動、左/右移動會議資料。
當(dāng)前主講人雙擊移動設(shè)備屏幕，可實現(xiàn)會議資料的全屏顯示，此時所有參會者的終端都將全屏顯示。同時再次雙擊關(guān)閉全屏。
以上閱讀控制可完全適配觸摸屏進行點擊、觸摸、雙擊等手指操作。
標(biāo)注
標(biāo)注功能類似現(xiàn)實場景的主講人用紅外筆在投影屏上劃的場景。
同屏啟用時,可使用標(biāo)注工具輔助對會議資料進行標(biāo)注，標(biāo)注工具的操作包括：畫筆、粗細設(shè)置、顏色設(shè)置、還原、撤銷、清除等,并提供標(biāo)注的隱藏或顯示功能。
當(dāng)主講人進行標(biāo)注時，所有參會者均可見標(biāo)注內(nèi)容。
保存標(biāo)注
系統(tǒng)自動保存當(dāng)前主講人的文檔內(nèi)容及標(biāo)注內(nèi)容。供參會人員下載、查看。為會議紀(jì)要、會后總結(jié)等提供信息參考
圖片集瀏覽
可一次性打包所要瀏覽的多張圖片，在新建會議時上傳此圖片集，在個人會議終端可翻頁瀏覽圖片集，并且可同屏顯示給其他參會者。
瀏覽視頻
支持MP4文件的上傳，在會議中可進行播放。
會議筆記
參會者可在會前及會中閱讀會議資料，并進行筆記的記錄。筆記記錄支持“劃線”、原筆跡輸入筆記、文本輸入筆記、筆屬性設(shè)置、橡皮擦等功能。
筆記記錄是用戶個人的私有記錄，不對第三方公開，筆記記錄完成后即保存，可隨時調(diào)出來進行閱讀。
投票
一個會議可以發(fā)起多次投票，每一次投票都有創(chuàng)建、發(fā)起、參與、結(jié)束這4個過程。
投票模式支持2種模式：1)、多選模式：從多個可選項中，選擇1個或多個認同的;可選項數(shù)額有上限設(shè)置，可選項不超過上限;2)、單選模式：從多個可選項中，只能選擇一個。
發(fā)起投票是主持人功能。每個議題可發(fā)起多次投票。單一投票可多次發(fā)起，每次都需要記錄。發(fā)起投票后，被選參會者將看到投票內(nèi)容(需要阻止其他操作)，點擊可進入開始投票。主持人應(yīng)能看到參與投票人員總數(shù)、實時變化的已投票總數(shù)，當(dāng)前未投票人員姓名。
主持人在發(fā)起投票后，可根據(jù)情況結(jié)束投票。結(jié)束投票會匯總所有投票信息，并隨后進行結(jié)果展現(xiàn)(見參會者中的查看投票結(jié)果)。每一次的投票結(jié)束，都需要保留投票信息，以備查看或追查。
結(jié)束投票后將不再接受投票。結(jié)束投票后，結(jié)果不可更改。
變更主講
變更主講支持兩種模式。第一種模式：參會者申請，主講人或者主持人接到申請后，同意即申請成功;第二種模式：會議主持人在參會人員中選擇某一參會者設(shè)為主講人，可把主講人權(quán)限給目標(biāo)人員。
會議進度控制
通過“開始會議、議題切換、關(guān)閉會議”的控制功能，來形成主持人的會議進度控制臺，方便主持人進行會議的進度控制。
其中“開始會議”、“關(guān)閉會議”將記錄時間，用于之后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
會議議題控制
主持人創(chuàng)建會議后，已經(jīng)建立多個議題。在會中，主持人可根據(jù)議題討論節(jié)奏和情況，在多個議題中進行切換。
會服服務(wù)終端功能
會服人員專用終端。
可查看是哪個會議、哪位用戶、需要什么服務(wù)類型。根據(jù)需求去進行服務(wù)，并可對服務(wù)進行進展的跟蹤。
系統(tǒng)安全及服務(wù)
終端管理
所有登入系統(tǒng)的移動終端設(shè)備由此功能進行管理。系統(tǒng)內(nèi)存儲所有登錄設(shè)備，支持對單個設(shè)備進行阻止、許可2種操作，對于阻止的設(shè)備，在登錄做設(shè)備驗證時，將會阻止登入系統(tǒng)。
手勢登錄
為保障登錄安全和減少每次輸入數(shù)據(jù)的麻煩，系統(tǒng)提供手勢登錄，避免因記住密碼后，被他人借閱或丟失后查看到會議資料的風(fēng)險。
文檔水印
任何認證用戶載入會議資料后，都將隱性的會顯示文檔水印，水印內(nèi)容為當(dāng)前登錄者的姓名。該水印最大作用是截屏?xí)r，水印一并保留在圖片上。
安全審計
系統(tǒng)內(nèi)任何用戶、任何時間、登錄位置，登錄系統(tǒng)做任何操作，比如：登錄、進入會議、操作文檔、操作投票等動作都將被進行記錄。
離線即刪除資料
保障資料不被復(fù)制，資料原件不下載到移動終端，僅存儲在應(yīng)用獨有內(nèi)存空間，保持會議資料在線閱讀，退出會議后即刻刪除，避免外泄。
安全傳輸
本產(chǎn)品分為“個人會議終端”以及“會議服務(wù)端”，為保障網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，本產(chǎn)品支持HTTPS的管道傳輸方式，使得傳輸?shù)奈臋n資料、用戶信息、操作指令等不被網(wǎng)絡(luò)截取。
自動更新版本
當(dāng)發(fā)布新的客戶端版本時，客戶端能自動的檢測與比較當(dāng)前服務(wù)端存留的版本信息，根據(jù)“主版本號.子版本號.編譯版本號”的規(guī)則，逐個比較信息，并在低于服務(wù)器端版本時進行全自動化的下載更新。
IOS應(yīng)用企業(yè)內(nèi)私有化部署
本產(chǎn)品支持IOS的應(yīng)用在企業(yè)私有化部署模式，不再需要企業(yè)去Appstore下載通用版本，為企業(yè)個性化提供更快的服務(wù)。
四、技術(shù)方案
本產(chǎn)品的服務(wù)端將部署在企業(yè)的機房中，完全使用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進行管理和提供服務(wù)。以下從運行環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、部署方案等方面。
運行環(huán)境
會議系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)及系統(tǒng)應(yīng)構(gòu)建在穩(wěn)定的Linux和相關(guān)基礎(chǔ)平臺上，會議終端應(yīng)支持多種設(shè)備參與會議。具體請看運行環(huán)境說明。
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產(chǎn)品運行環(huán)境 |
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類型 |
所需運行環(huán)境 |
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網(wǎng)絡(luò) |
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 |
Wi-Fi/3G/4G/LAN |
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個人會議終端 |
PC客戶端 |
Windows/Linux/Mac Firefox，Chrome, IE10及以上 |
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Android平板和手機 |
Android4.2及以上 |
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iPad |
IOS6及以上 |
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會議服務(wù)端 |
服務(wù)器 |
redhat/centos6,ubuntu12.04 |
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
會議應(yīng)用場景應(yīng)適用多種固定環(huán)境和移動環(huán)境。
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建議
移動環(huán)境應(yīng)支持Wi-Fi/3G/4G網(wǎng)絡(luò)。
固定環(huán)境主要是企業(yè)內(nèi)部會議場所，會議服務(wù)部署在企業(yè)的核心辦公網(wǎng)段，個人會議終端通過無線路由器連接到企業(yè)主干網(wǎng)，再訪問會議服務(wù)。
從企業(yè)外部訪問會議服務(wù)，應(yīng)通過VPN安全訪問企業(yè)內(nèi)部的會議系統(tǒng)。
會議室現(xiàn)場建設(shè)建議
企業(yè)已具備Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，應(yīng)根據(jù)使用的用戶數(shù)情況，建立Wi-Fi熱點。如果是非企業(yè)級的無線路由器(一般僅能支持10個左右用戶并發(fā))，建議單獨建立2-3個Wi-Fi熱點，一個熱點接入公司領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備，同時把要連接投影機的平板/PC設(shè)備接入此熱點下，通過PC/實現(xiàn)無線投影功能;另一熱點接入其他參會者的平板或其他終端設(shè)備。
如果是企業(yè)級無線路由器，則根據(jù)路由器支持的用戶數(shù)來進行判斷，一般企業(yè)級無線路由器都支持30及更多用戶數(shù)。
建議專門為會議場所單點部署企業(yè)級無線路由器。并且該路由器應(yīng)該直通企業(yè)骨干網(wǎng)上的會議服務(wù)器，避免多網(wǎng)元的網(wǎng)絡(luò)。
部署方案
服務(wù)端程序包括：會議web服務(wù)應(yīng)用、會議控制服務(wù)、文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)、文件存儲服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)。以上服務(wù)部署在1套linux環(huán)境中。
根據(jù)前期溝通，貴公司已經(jīng)具備wifi和網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，則自動化會議系統(tǒng)只需一臺x86服務(wù)器，物理機和虛擬機皆可，其它利舊。詳細見下面拓樸結(jié)構(gòu)：
建議有虛擬服務(wù)的企業(yè)采用虛擬化，減少投資。
產(chǎn)品主要技術(shù)指標(biāo)
本服務(wù)端可支持多個會議同時開會，使用人數(shù)達到購買的用戶數(shù)上限(目前)，初始狀態(tài)最多同一會議支持512人。
同屏文檔延遲<1s;標(biāo)注延遲<1s。
設(shè)備建議
會議產(chǎn)品所需設(shè)備包括：服務(wù)端、移動終端及匹配的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建議使用如下設(shè)備。
服務(wù)端設(shè)備
服務(wù)端運行可以用二種模式來實現(xiàn)，一種是運行在虛擬化環(huán)境中，另一種運行在硬件服務(wù)器上。無論哪種模式，都需要用匹配用戶數(shù)的同等性能設(shè)備來服務(wù)。
具體服務(wù)器設(shè)備配置需求見后的設(shè)備配置總表對應(yīng)章節(jié)。
網(wǎng)絡(luò)設(shè)備
構(gòu)建會議現(xiàn)場的無線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備選擇企業(yè)級WIFI設(shè)備。因進入會議的終端設(shè)備依賴多并且使用時間長，需選擇并發(fā)用戶量大且穩(wěn)定，信號強度可調(diào)、設(shè)備無線頻道可設(shè)置的大廠商產(chǎn)品。
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